Einer der häufigsten Gründe warum KI-Projekte scheitern, ist eine falsche Budgetplanung. Nicht weil das Management zu wenig investieren will — sondern weil niemand ehrlich über die echten Kosten gesprochen hat. Dieser Artikel tut das.
Ich zeige die Kostensstruktur eines abgeschlossenen Projekts mit einem österreichischen Handelsunternehmen, 200 Mitarbeiter, Fokus auf Prozessautomatisierung im Einkauf. Alle Zahlen mit Kundeneinverständnis, leicht anonymisiert.
Das Projekt im Überblick
- Ziel: Automatisierung der Lieferantenkorrespondenz und Bestellbestätigungen
- Datenquellen: ERP-System, E-Mail-Archiv, PDF-Dokumente
- Laufzeit: 14 Wochen von Kickoff bis Go-live
- Technologie: Azure OpenAI + Python + REST-API-Integration
Die echten Kostenpositionen
1. Beratung & Implementierung
Das war die größte Einzelposition: €38.000 netto für den gesamten Projektzyklus — Discovery, Entwicklung, Red Flag Review, Launch und 4 Wochen Post-Launch Support. Das ist unser Festpreis, keine offenen Tagessätze.
2. Infrastruktur & Lizenzen
Azure-Kosten in der Entwicklungsphase: ~€800/Monat. Nach Go-live im Produktivbetrieb: ~€1.200/Monat laufend. Das variiert stark je nach Nutzungsvolumen — wichtig: diese Kosten sind nicht in Beratungspaketen enthalten und müssen separat eingeplant werden.
3. Interner Aufwand
Das wird am häufigsten unterschätzt. Das Unternehmen hat intern ca. 3 Personentage pro Woche aufgewendet: Stakeholder-Koordination, Datenbereitstellung, Testing, Abnahme. Über 14 Wochen sind das ~42 Personentage. Bei einem internen Tagessatz von €400–600 entspricht das €16.000–25.000 an internen Opportunitätskosten.
„Der interne Aufwand ist oft teurer als das externe Beratungsbudget — und wird fast nie eingeplant."
4. Schulung & Change Management
2 Halbtages-Workshops für die betroffenen Teams: intern organisiert, ~€2.000 Aufwand. Unterschätzte Position, die über Akzeptanz oder Ablehnung des Systems entscheidet.
Gesamtkosten im ersten Jahr
- Implementierung (Festpreis): €38.000
- Infrastruktur Jahr 1: ~€14.400
- Interner Aufwand (Opportunitätskosten): ~€20.000
- Schulung & Change: ~€2.000
- Gesamt Jahr 1: ~€74.000
Der ROI nach 12 Monaten
Das System bearbeitet heute 340 Lieferantenvorgänge pro Monat automatisch — was vorher 1,5 Vollzeitstellen gebunden hat. Die jährliche Einsparung wird auf €95.000–110.000 geschätzt. ROI-Nachweis: Monat 9 nach Go-live.
Diese Zahlen sind projektspezifisch. Komplexere Systeme, mehr Datenquellen oder höhere Compliance-Anforderungen können die Kosten signifikant erhöhen. Lassen Sie sich konkrete Zahlen für Ihr Vorhaben nennen — nicht Durchschnittswerte aus dem Internet.
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